Por qué tu despacho está dentro
El artículo 2.1 de la Ley 10/2010 enumera los sujetos obligados, y entre ellos están los auditores de cuentas, los contables externos y los asesores fiscales, además de quienes prestan servicios de asesoría y gestión fiscal, contable, laboral y legal.
Un matiz que evita confusiones: la condición de sujeto obligado depende de la actividad que se ejerce de verdad, no de lo que ponga en el objeto social. Tener una actividad en los estatutos y no ejercerla no convierte a nadie en sujeto obligado; ejercerla sin tenerla en los estatutos, sí.
Y cuando una persona física actúa como empleada de una sociedad, las obligaciones recaen sobre la sociedad, no sobre ella.
Las obligaciones, uno por uno
Diligencia debida. Identificar formalmente al cliente antes de iniciar la relación (art. 3), averiguar el titular real (art. 4), conocer el propósito de la relación de negocios (art. 5) y hacer un seguimiento continuo (art. 6).
Manual de prevención. Un documento propio con las políticas y procedimientos del despacho (art. 26.3). No hay obligación de enviarlo al SEPBLAC, aunque puede remitirse voluntariamente para que valore su adecuación.
Órgano de control interno y representante ante el SEPBLAC (art. 26 ter). En despachos y empresarios individuales de hasta 25 personas, el propio titular desempeña las funciones del órgano de control.
Formación anual del personal (art. 29). No basta con una charla: la ley pide participación debidamente acreditada en cursos específicos, y un plan anual diseñado según los riesgos del sector y aprobado por el órgano de control interno.
Conservación. La documentación se guarda diez años, y el sistema debe permitir responder a un requerimiento sobre relaciones de negocio de la última década.
Examen externo (art. 28), con las excepciones previstas en el Reglamento. Quien lo realiza no puede haber prestado otros servicios retribuidos al despacho en los tres años anteriores ni posteriores al informe.
Qué se sanciona, y cuánto
Las infracciones se gradúan en leves, graves y muy graves. Las leves pueden llegar a multa de hasta 60.000 €; las muy graves, a cifras muy superiores, además de amonestación pública y otras consecuencias.
Conviene detenerse en un punto: el incumplimiento de la obligación de formación del artículo 29 está tipificado como infracción muy grave (art. 32). Es probablemente la obligación que más despachos descuidan y la que peor se califica.
También lo es no tener un manual adecuado y actualizado a disposición del Servicio Ejecutivo.
El error más común
Confundir tener documentación con tener un sistema. Un manual descargado de internet, sin evaluación de riesgo propia y sin evidencia de que se aplica, no acredita nada.
Lo que se comprueba en una supervisión es si existe un procedimiento coherente, aplicado y actualizado: expedientes de cliente con su identificación y su titular real, formación con registro de quién la hizo y cuándo, y decisiones documentadas cuando algo se marcó como riesgo y se resolvió.
Dicho de otro modo: la prueba no es el documento, es el rastro.
Preguntas frecuentes
¿Mi gestoría es sujeto obligado aunque sea pequeña?
La Ley 10/2010 no fija un umbral de tamaño para asesorías y gestorías: lo que determina la condición es la actividad que se ejerce. Sí hay adaptaciones por tamaño, como que en despachos de hasta 25 personas el titular ejerza las funciones del órgano de control interno.
¿Tengo que mandar el manual al SEPBLAC?
No es obligatorio. Puede remitirse voluntariamente para que el Servicio Ejecutivo valore la adecuación de las medidas de control interno.
¿Basta con una formación puntual al contratar a alguien?
No. El artículo 29 habla de formación permanente con participación debidamente acreditada, articulada en un plan anual aprobado por el órgano de control interno. Y su incumplimiento se califica como infracción muy grave.
¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación?
Diez años. Además, el sistema interno debe permitir responder de forma completa y diligente a requerimientos sobre relaciones de negocio mantenidas en ese periodo.
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